5 façons de synchroniser vos e-mails avec Notion (mis à jour pour 2025)

Gérer les e-mails et les projets dans des applications distinctes est un frein à la productivité. Bien que Notion soit le centre parfait pour votre travail, synchroniser vos e-mails de manière transparente avec Notion a toujours été un défi.

Notion a récemment lancé Notion Mail , mais pour beaucoup, il n’a pas atteint son objectif. C’est une boîte de réception séparée, pas une véritable intégration qui intègre vos e-mails dans vos bases de données Notion existantes. En attendant une solution plus native de la part de Notion, plusieurs outils puissants ont émergé pour combler cette lacune.

Ce guide compare les 5 meilleures façons d’intégrer vos e-mails dans Notion, vous aidant à trouver la solution parfaite pour votre flux de travail. Voici une comparaison rapide pour commencer :

Slap

• Comment ça marche ? Slap établit une synchronisation directe et bidirectionnelle entre votre compte Gmail et n’importe quelle base de données Notion. La configuration est rapide et facile : vous pouvez connecter votre boîte aux lettres et être opérationnel en moins de cinq minutes. Comme il s’agit d’une intégration directe, il n’est pas nécessaire de transférer manuellement les e-mails. L’approche unique de Slap stocke des fils d’e-mails entiers sous forme de pages Notion uniques, le contenu apparaissant dans la section des commentaires. Cela permet de garder les conversations bien organisées. Mieux encore, vous pouvez répondre aux e-mails ou même en composer de nouveaux directement depuis la section des commentaires de Notion, et ils sont envoyés depuis votre compte Gmail réel.

• Fonctionnalités clés : Slap offre des fonctionnalités puissantes pour les équipes, comme le routage automatique des e-mails vers différentes bases de données en fonction des libellés Gmail, et une propriété “Date du dernier e-mail”, parfaite pour organiser les suivis et suivre les temps de réponse.

• Sécurité : Slap a passé avec succès l’évaluation de sécurité CASA Tier 2 de Google, garantissant qu’il s’agit d’une option sûre et vérifiée.

• Compatibilité : Actuellement Gmail (l’intégration Outlook arrive bientôt).

• Prix : 10 $ par utilisateur/mois (s’applique uniquement aux membres de l’équipe qui doivent envoyer ou répondre aux e-mails depuis Notion, les autres utilisateurs sont gratuits). Cela inclut un nombre illimité d’e-mails, de boîtes aux lettres et de connexions de bases de données. Un essai gratuit de 7 jours est disponible sans carte de crédit requise.

• Idéal pour : Slap offre la sensation la plus native et automatisée pour la gestion des e-mails dans Notion. Il est conçu pour les équipes qui souhaitent gérer leur CRM, leur gestion de projet, leur support client ou leur pipeline de recrutement entièrement au sein de Notion. Ses fonctionnalités collaboratives en font l’alternative idéale et organisée à une boîte de réception partagée désordonnée.

NotionSender

• Comment ça marche ? Avec NotionSender , vous transférez des e-mails individuels vers une adresse e-mail unique attribuée à votre base de données Notion. Le contenu de l’e-mail est ensuite enregistré dans le corps d’une nouvelle page Notion. Vous pouvez également composer des e-mails dans Notion et les envoyer via NotionSender, bien que l’utilisation de votre propre adresse e-mail pour l’envoi nécessite un plan payant.
• Fonctionnalités clés : Il peut stocker des pièces jointes dans les propriétés Notion et utilise l’IA pour extraire des informations des e-mails et remplir vos champs de base de données.
• Sécurité : Aucun protocole de sécurité spécifique n’est mis en évidence sur leur site web au-delà d’une politique de confidentialité standard.
• Prix : Il offre un niveau gratuit (100 e-mails enregistrés et 50 envoyés/mois). Le plan premium est de 19 $/mois pour des limites plus élevées (10 000 enregistrés, 5 000 envoyés).
• Compatibilité : Fonctionne avec tous les fournisseurs de messagerie.
• Idéal pour : NotionSender est une excellente option pour les personnes qui souhaitent archiver des e-mails spécifiques dans Notion, comme des newsletters ou des factures. Le niveau gratuit est généreux pour une utilisation légère. Cependant, comme chaque e-mail crée une page distincte, il est moins pratique pour gérer des conversations continues, ce qui en fait une solution de stockage plus “statique”.

TaskRobin

• Comment ça marche ? Similaire à NotionSender, TaskRobin fonctionne en transférant vos e-mails vers une adresse dédiée. Le contenu de l’e-mail est stocké dans le corps de la page Notion. Il offre une fonctionnalité pour regrouper les conversations, qui ajoute les réponses au même corps de page, mais il ne prend pas en charge l’envoi d’e-mails depuis Notion.
• Fonctionnalités clés : Selon l’abonnement, il inclut des extras comme des résumés d’e-mails alimentés par l’IA et la définition de la prochaine date d’action dans Notion.
• Sécurité : Les données sont cryptées en transit et au repos à l’aide du cryptage AES-256.
• Prix : Le prix est échelonné, à partir de 2,49 $/mois pour 1 utilisateur et 100 e-mails, et va jusqu’à 59,99 $/mois pour une équipe de 10 utilisateurs avec une limite de 5 000 e-mails. Assurez-vous de vérifier également les limitations de stockage (pour les pièces jointes). Un essai gratuit de 7 jours est disponible.
• Compatibilité : Fonctionne avec tous les fournisseurs de messagerie.
• Idéal pour : Si vous n’avez pas besoin d’envoyer des e-mails depuis Notion et que vous souhaitez principalement enregistrer un volume élevé d’e-mails entrants, TaskRobin est un concurrent sérieux. Son modèle de tarification pourrait être plus rentable que NotionSender en fonction de vos besoins spécifiques.

Inbox2Action

• Comment ça marche ? Inbox2Action (anciennement Inbox2Notion) est une extension Chrome qui réside dans votre boîte de réception Gmail. Elle vous permet d’envoyer un e-mail à Notion en un clic, vous permettant de remplir les propriétés Notion comme le statut ou la priorité directement depuis l’interface Gmail. Elle ne vous permet pas d’envoyer des e-mails depuis Notion.
• Fonctionnalités clés : Sa fonctionnalité la plus remarquable est une synchronisation bidirectionnelle des propriétés. Par exemple, si vous changez le statut d’une tâche de “À faire” à “Terminé” dans Gmail, elle se met automatiquement à jour dans votre base de données Notion.
• Sécurité : Aucun protocole de sécurité spécifique n’est mis en évidence sur leur site web au-delà d’une politique de confidentialité standard.
• Prix : 10 $/mois.
• Compatibilité : Gmail et navigateur Chrome uniquement.
• Idéal pour : C’est l’outil parfait pour les personnes qui vivent dans leur boîte de réception Gmail et qui veulent transformer les e-mails en tâches dans Notion sans changer de contexte. Le flux de travail est plus manuel (vous choisissez chaque e-mail à envoyer), ce qui offre plus de contrôle pour la productivité personnelle ou la délégation de tâches.

Automatisation sans code (Make, Zapier, n8n, …)

• Comment ça marche ? Vous pouvez créer votre propre intégration personnalisée à l’aide de plateformes sans code comme Make , Zapier ou n8n . Cela vous donne un contrôle total mais nécessite un investissement de temps important pour la configuration et la maintenance, et cela peut être moins robuste qu’une application tierce dédiée.
• Fonctionnalités clés : Les possibilités sont infinies. Vous pouvez ajouter des étapes personnalisées à votre flux de travail, comme l’utilisation de l’IA pour résumer un e-mail ou la création automatique d’une liste de tâches à partir de son contenu.
• Sécurité : Bien que les plateformes elles-mêmes soient sécurisées, la sécurité de vos données dépend de la façon dont vous construisez et testez votre automatisation.
• Prix : Varie selon la plateforme. Make offre un bon niveau gratuit (1 000 opérations/mois), avec des plans payants à partir d’environ 29 $/mois.
• Compatibilité : Fonctionne avec pratiquement tous les fournisseurs de messagerie et applications.
• Idéal pour : Cette voie est destinée aux utilisateurs avertis qui aiment créer des automatisations et qui ont un flux de travail très spécifique et personnalisé en tête que les produits prêts à l’emploi ne peuvent pas satisfaire. Voici un guide complet étape par étape sur la façon de le configurer avec Make.

Conclusion : Quel outil d’e-mail vers Notion vous convient le mieux ?

Le choix du bon outil dépend entièrement de vos besoins :

• Si vous êtes un particulier qui souhaite gérer des tâches personnelles depuis votre boîte de réception Gmail, Inbox2Notion est votre meilleur pari.
• Si vous avez besoin d’archiver des e-mails comme des reçus ou des newsletters, NotionSender et TaskRobin sont tous deux de solides concurrents. Le choix entre les deux dépendra de la quantité d’e-mails que vous traitez et des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.
• Si vous avez un flux de travail personnalisé et complexe en tête et que vous aimez bricoler, la création de votre propre automatisation sans code offre une flexibilité ultime.
• Mais si vous êtes une équipe qui fonctionne sur Notion et que vous souhaitez gérer votre CRM, vos projets ou vos tickets de support avec une synchronisation bidirectionnelle des e-mails transparente qui ressemble à une partie native de Notion, Slap est fait pour vous.

En intégrant vos conversations par e-mail directement dans votre espace de travail, vous pouvez enfin créer une source unique de vérité pour votre équipe.