Règles d’accès

Les règles d’accès définissent quels enregistrements un utilisateur du portail peut voir dans un onglet. Elles se configurent par onglet dans Admin > Onglets > [votre onglet] > Règles d’accès.

Options d’accès

Trois options sont disponibles :

Aucun accès - aucun enregistrement n’est visible pour les utilisateurs du portail
Accès à tous les enregistrements - tous les enregistrements de la base de données connectée sont visibles
Règles personnalisées - seuls les enregistrements correspondant à un ensemble de conditions définies sont visibles

Règles personnalisées

Lorsque vous utilisez des règles personnalisées, vous définissez une ou plusieurs règles. Lorsque vous avez plusieurs règles, vous choisissez un opérateur à appliquer entre elles :

ET - l’enregistrement est visible uniquement si toutes les conditions sont remplies
OU - l’enregistrement est visible si au moins une condition est remplie

Chaque condition est composée de :

Une propriété de la base de données Notion
Un opérateur (par ex. est, n’est pas, contient)
Une valeur - soit une valeur fixe, soit une référence dynamique à l’utilisateur connecté

Exemples

Règle simple - afficher uniquement les enregistrements de l’utilisateur connecté

Cas d’usage : un portail de tickets où chaque utilisateur ne doit voir que ses propres tickets.

Règle : Contact est Utilisateur connecté

Cela vérifie que la propriété Contact de l’enregistrement correspond à l’utilisateur du portail actuellement connecté.

Règle composée - filtrer par utilisateur et statut

Cas d’usage : même portail de tickets, mais en masquant les tickets annulés.

Règles :

Contact est Utilisateur connecté
Statut n’est pas Annulé

L’opérateur ET est utilisé ici, donc les deux conditions doivent être vraies pour qu’un enregistrement soit visible.

Règle par entreprise - partager l’accès entre une équipe

Cas d’usage : tous les utilisateurs d’une même entreprise doivent voir les mêmes enregistrements, pas seulement les leurs.

Vos enregistrements (par ex. tickets) ont une propriété de relation pointant vers une base de données Entreprise
Vos utilisateurs du portail ont également une propriété de relation pointant vers la même base de données Entreprise

Règle : Entreprise (relation) contient l’entreprise de l’Utilisateur connecté

Cela vérifie si l’utilisateur du portail connecté appartient à la même entreprise que celle associée à l’enregistrement.

Règle basée sur un rollup - faire correspondre des enregistrements via l’entreprise d’un utilisateur lié

Cas d’usage : vos enregistrements sont liés à un utilisateur via une propriété de relation, et vous souhaitez filtrer l’accès en fonction de l’entreprise de cet utilisateur - et non d’un champ entreprise direct sur l’enregistrement.

Configuration :

Vos enregistrements ont une propriété de relation pointant vers une base de données Utilisateurs
Un rollup sur l’enregistrement remonte l’Entreprise de l’utilisateur lié
Vos utilisateurs du portail ont également une propriété de relation pointant vers la même base de données Entreprise

Règle : Entreprise (rollup) contient l’entreprise de l’Utilisateur connecté

Cela vérifie si l’entreprise remontée par le rollup sur l’enregistrement correspond à l’entreprise de l’utilisateur du portail connecté. Cela vous permet d’accorder l’accès sur la base d’une association indirecte à une entreprise - utile lorsque l’entreprise n’est pas stockée directement sur l’enregistrement, mais peut être dérivée d’un utilisateur lié.