De nombreuses petites entreprises et startups s’appuient sur des boîtes de réception partagées pour gérer les e-mails, qu’il s’agisse de prospects de clients potentiels visitant leur site web, de tickets de support ou même d’e-mails administratifs tels que les factures. C’est une solution rentable et simple : plusieurs membres de l’équipe partagent l’accès au même compte de messagerie, répondant à tour de rôle ou divisant les tâches en fonction du type d’e-mail.
Bien que cette configuration soit simple, elle n’est pas sans défis.
Les défis d’une boîte de réception partagée traditionnelle
Les boîtes de réception partagées peuvent rapidement devenir chaotiques, surtout à mesure que votre équipe grandit ou que le volume d’e-mails augmente. Voici quelques problèmes courants :
- Manque de responsabilité : Il n’est pas toujours clair qui est responsable de répondre à quel e-mail, ce qui entraîne de la confusion ou des réponses en double.
- E-mails manqués : Les e-mails marqués comme lus par une personne peuvent être négligés par d’autres, augmentant le risque de communication interrompue.
- Risques de sécurité : Partager un seul compte de messagerie entre plusieurs personnes peut créer des vulnérabilités. L’authentification à deux facteurs n’est souvent pas configurée pour les boîtes de réception partagées, ce qui réduit la sécurité de votre compte de messagerie.
Pourquoi utiliser Notion comme votre boîte de réception partagée ?
Si votre équipe utilise déjà – ou prévoit d’utiliser – Notion pour la collaboration, pourquoi ne pas aller plus loin et y gérer également votre boîte de réception partagée ?
En acheminant vos e-mails vers Notion avec Slap , vous pouvez construire un système simple, économique et sécurisé. Slap crée une page Notion par fil de discussion d’e-mail, gardant les conversations organisées de la même manière qu’elles apparaissent dans votre boîte de réception.
Voici comment l’utilisation de Slap pour gérer votre boîte de réception partagée dans Notion résout les défis courants :
- Propriété claire : Attribuez les e-mails à des membres spécifiques de l’équipe afin que chacun sache qui est responsable de quoi.
- Organisation personnalisée : Utilisez les bases de données Notion pour classer les e-mails par type, priorité ou département, dirigeant chaque e-mail au bon endroit.
- Réponses efficaces : Avec Slap, des utilisateurs spécifiques de votre espace de travail Notion peuvent répondre aux e-mails directement depuis Notion sans avoir besoin d’accéder à la boîte de réception partagée. Cela leur permet de rester concentrés dans Notion et de gérer leurs tâches assignées de manière transparente.
- Mises à jour de statut transparentes : Suivez le statut de chaque e-mail (par exemple, « En cours », « En attente de réponse », « Résolu ») avec les propriétés Notion.
- Tranquillité d’esprit : Avec les e-mails stockés dans Notion, rien ne se perd – même si quelqu’un oublie de faire un suivi.
Comment configurer Slap pour votre boîte de réception partagée dans Notion
Utiliser Slap pour gérer votre boîte de réception partagée dans Notion est simple. Voici comment commencer :
Connectez Slap à votre compte de messagerie
Inscrivez-vous sur Slap et liez le compte de messagerie que vous souhaitez utiliser comme boîte de réception partagée. Slap transférera automatiquement les e-mails entrants dans la base de données Notion de votre choix, avec une page Notion créée pour chaque fil de discussion d’e-mail.
Créez une base de données Notion pour votre boîte de réception
Concevez une base de données dans Notion pour recevoir vos e-mails. Utilisez des propriétés comme :
- Assigné à : Pour désigner le membre de l’équipe responsable de chaque e-mail.
- Priorité : Pour classer l’urgence de l’e-mail (par exemple, élevée, moyenne, faible).
- Statut : Pour suivre la progression (par exemple, « Non assigné », « En cours », « Résolu »).
- Type d’e-mail : Pour catégoriser les e-mails (par exemple, demande de prospect, ticket de support, facture).
Utilisez des libellés dans votre boîte de réception pour envoyer les e-mails à la bonne base de données Notion
Avec Slap, vous pouvez ajouter des libellés dans votre compte de messagerie pour envoyer automatiquement les e-mails à la bonne base de données Notion. Par exemple :
- Attribuez un libellé « Support » pour acheminer les tickets de support vers votre base de données de support.
- Utilisez un libellé « Finance » pour diriger les e-mails administratifs, comme les factures, vers votre base de données financière.
- Appliquez un libellé « Prospects » aux demandes entrantes et envoyez-les à une base de données pour les clients potentiels.
Ce système simple garantit que les e-mails sont organisés dès leur arrivée, réduisant le travail manuel et économisant du temps.
Contrôlez qui peut répondre aux e-mails
Avec Slap, vous pouvez décider exactement qui, dans votre espace de travail Notion, a la capacité de répondre aux e-mails. Au lieu de partager l’accès à la boîte de réception partagée, les utilisateurs autorisés peuvent répondre directement depuis Notion en utilisant leurs propres comptes. Cela simplifie non seulement les flux de travail, mais améliore également la sécurité en limitant l’accès direct au compte de messagerie.
Avantages d’utiliser Slap pour gérer votre boîte de réception partagée dans Notion
En intégrant votre boîte de réception partagée dans Notion, vous créez un système qui est :
- Organisé : Les e-mails ne sont plus perdus ou oubliés. Tout est catégorisé et facile à suivre.
- Efficace : L’attribution des responsabilités et le suivi des progrès permettent de gagner du temps et de réduire les efforts en double.
- Collaboratif : Votre équipe peut travailler ensemble directement dans Notion, avec des outils pour attribuer des tâches et ajouter des notes à chaque e-mail.
- Sécurisé : Avec moins de personnes accédant au compte de messagerie original et des fonctionnalités comme la réponse depuis Slap, votre configuration est beaucoup plus sûre.
- Économique : Pas besoin de logiciel de boîte de réception partagée coûteux – Slap vous permet de tirer parti des outils que vous avez déjà.
Conclusion
Les boîtes de réception partagées peuvent être un excellent moyen de maintenir une communication simple et accessible pour les petites équipes – mais elles peuvent aussi créer des inefficacités et des risques de sécurité. En utilisant Slap pour gérer votre boîte de réception partagée dans Notion, vous maintenez la simplicité économique d’une boîte de réception partagée tout en résolvant ses plus grands problèmes.
Prêt à simplifier et sécuriser votre boîte de réception partagée ? Découvrez comment Slap peut vous aider dès aujourd’hui .
Vous avez des questions ou avez besoin d’aide pour commencer ? N’hésitez pas à nous contacter à laura@getslap.co .