Gérer les tâches quotidiennes peut être un défi, et lorsque vous ajoutez le suivi des e-mails à l’équation, les choses peuvent rapidement devenir accablantes.
Les tâches et les e-mails devraient-ils vraiment être gérés dans des outils distincts ? Étant donné que les e-mails contiennent souvent des actions à entreprendre, il est logique de tout consolider au sein d’un seul système. Si vous utilisez déjà Notion pour la gestion des tâches, vous cherchez probablement un moyen d’intégrer vos e-mails de manière transparente dans Notion.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment gérer les e-mails comme des tâches dans Notion, vous permettant ainsi de rationaliser votre flux de travail et de suivre toutes vos actions dans une seule base de données Notion. Que vous soyez nouveau dans la gestion des tâches Notion ou que vous cherchiez un moyen de convertir des e-mails en tâches Notion, cet article vous guidera à travers le processus. De plus, nous vous offrons un modèle de liste de tâches Notion gratuit pour vous aider à démarrer.
Plongeons et apprenons comment prendre le contrôle de vos tâches issues de votre boîte de réception dans Notion !
Pourquoi gérer les e-mails comme des tâches dans Notion
Votre boîte de réception est souvent remplie de tâches importantes, de rappels et d’éléments d’action. Mais si l’e-mail est excellent pour la communication, ce n’est pas le meilleur outil pour la gestion des tâches. Avec les e-mails qui arrivent constamment, il est facile de négliger des tâches importantes ou d’oublier de faire un suivi.
C’est là qu’intervient Notion. Il vous permet de centraliser tous vos projets, tâches et échéances en un seul endroit. En intégrant les e-mails dans Notion, vous pouvez suivre toutes vos tâches à faire depuis une seule plateforme et éliminer le besoin de basculer entre votre boîte de réception et votre outil de gestion des tâches.
Voici trois avantages clés de la gestion des e-mails comme des tâches dans Notion :
- Gestion centralisée des tâches - Stockez toutes vos tâches, y compris celles provenant des e-mails, dans un espace unique et organisé.
- Productivité accrue - Utilisez les fonctionnalités d’organisation de Notion comme les étiquettes, les priorités et les vues personnalisées pour organiser et gérer efficacement les tâches.
- Réduction de la surcharge - Acheminez les e-mails exploitables vers Notion au lieu d’encombrer votre boîte de réception.
À la fin de cet article, vous verrez à quel point il est facile d’intégrer les e-mails dans Notion et d’utiliser ses puissantes fonctionnalités de gestion des tâches pour rester organisé et augmenter votre productivité.
Configuration de Notion pour la gestion des tâches (et des e-mails)
Avant de pouvoir commencer à gérer les e-mails comme des tâches dans Notion, vous avez besoin d’un système de gestion des tâches Notion solide.
Si vous avez déjà votre propre configuration de gestion des tâches en place, n’hésitez pas à ignorer cette section – ou lisez la suite pour trouver l’inspiration sur la façon dont vous pouvez ajuster votre système pour le rendre encore plus efficace.
Si, à tout moment du processus, vous avez des doutes sur la construction de la base de données ou la configuration d’une vue spécifique, ne vous inquiétez pas – un modèle gratuit est fourni avec cette configuration déjà intégrée. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou copier les éléments qui vous intéressent dans votre propre base de données.
1. Créer une base de données de tâches
Votre base de données de tâches Notion sera le cœur de votre système – où vous suivrez tout, des e-mails nécessitant un suivi à vos tâches générales.
- Ouvrez Notion et créez une nouvelle page.
- Ajoutez une base de données en créant un nouveau bloc “Base de données - En ligne”.
- Choisissez “Nouvelle table” et nommez-la quelque chose comme “Base de données des tâches”.
2. Personnaliser les propriétés de vos tâches
Une fois votre base de données de tâches configurée, il est temps de la personnaliser pour répondre à vos besoins spécifiques. Voici quelques propriétés clés que vous devriez inclure :
- Nom de la tâche – Incluse automatiquement.
- Priorité – Une propriété de sélection (Élevée, Moyenne, Faible).
- Étiquettes – Multi-sélection (par exemple, Ventes, Administration, Recrutement).
- Date – Date de début pour planifier quand travailler sur une tâche.
- Terminé – Case à cocher pour suivre les tâches terminées.
3. Créer des vues de tâches pour une meilleure organisation
L’une des plus grandes forces de Notion est sa capacité à créer des vues personnalisées pour votre base de données de tâches. Celles-ci vous aident à rester concentré et organisé, en vous assurant de pouvoir prioriser efficacement les tâches. Pour créer une vue, cliquez simplement sur le bouton “+” en haut de votre vue principale de la base de données. Voici quelques vues utiles à considérer :
- Vue Boîte de réception : Capture toutes les tâches nouvellement ajoutées, y compris vos e-mails entrants. Cette vue filtre les tâches qui n’ont pas encore d’étiquettes ou de priorité attribuées (et ne sont pas marquées comme terminées).
- Vue Tâches du jour : Se concentre sur les tâches prévues pour aujourd’hui. Utilisez un filtre pour afficher uniquement les éléments avec la date d’aujourd’hui (ou une date antérieure), triés par urgence.
- Vue Toutes les tâches à faire : Affiche toutes les tâches incomplètes, y compris les tâches d’e-mail et celles ajoutées manuellement. Le tri par priorité et par date garantit que les tâches les plus critiques sont les plus visibles.
- Vue Toutes les tâches : Cette vue complète inclut toutes les tâches, terminées et en attente, servant de liste principale.
Comment intégrer les e-mails dans Notion
Maintenant que votre système de gestion des tâches Notion est configuré, il est temps d’**intégrer vos e-mails dans Notion en utilisant S****lap**, un outil qui synchronise de manière transparente votre boîte de réception avec Notion.
- Allez sur getslap.co et créez votre compte.
- Créez une nouvelle synchronisation E-mail vers Notion
- Nommez votre synchronisation.
- Choisissez la base de données Notion vers laquelle vos e-mails doivent être acheminés (celle que nous avons construite dans la section précédente).
- Connectez votre boîte aux lettres
- Sélectionnez la boîte aux lettres que vous souhaitez synchroniser avec Notion.
- Définir les filtres d’e-mails
- Choisissez les e-mails qui doivent être envoyés à Notion. Je recommande de n’acheminer que les e-mails que vous étiquetterez comme “À faire” par exemple.
- Testez la synchronisation
- Étiquetez un e-mail et vérifiez s’il apparaît dans votre base de données Notion.
Une fois configurés, les e-mails apparaîtront automatiquement dans Notion avec vos autres tâches.
Comment utiliser le modèle Notion gratuit de gestion des tâches et des e-mails
Voici le lien vers le Modèle de liste de tâches Notion gratuit , idéal pour gérer les tâches dans Notion. Voyons maintenant comment l’utiliser efficacement.
Vue Boîte de réception
C’est votre point de départ. Toutes les tâches créées manuellement, ainsi que les e-mails étiquetés comme tâches, apparaîtront ici. Passez en revue cette liste quotidiennement et attribuez des étiquettes, des priorités et des dates pour organiser vos tâches. Une fois qu’une tâche est catégorisée, elle disparaîtra automatiquement de la vue de la boîte de réception.
Tâches du jour
Chaque matin, passez en revue cette liste pour planifier votre journée. Comparez les tâches planifiées avec les tâches à haute priorité en attente et attribuez la date du jour aux plus critiques. Si une tâche provient d’un e-mail, vous pouvez voir le contenu de l’e-mail dans la section des commentaires et même y répondre directement depuis Notion. Cliquer sur le lien de l’e-mail vous ramènera à votre boîte aux lettres.
Toutes les tâches à faire
Passez en revue cette vue chaque semaine pour réorganiser les priorités. Certaines tâches peuvent devenir obsolètes ou nécessiter une réévaluation. Maintenir cette liste à jour garantit un carnet de tâches propre et ciblé.
Conclusion : Prenez le contrôle de vos e-mails et traitez-les comme des tâches
L’intégration des e-mails dans Notion change la donne pour la gestion des tâches. En configurant une base de données de tâches Notion et en utilisant Slap pour synchroniser de manière transparente les e-mails exploitables, vous pouvez convertir les e-mails en tâches Notion et tout gérer à partir d’un seul espace de travail centralisé.
Essayez cette configuration, explorez l’intégration des e-mails Notion et prenez le contrôle de vos tâches issues de votre boîte de réception – afin de passer moins de temps à gérer les e-mails et plus de temps à accomplir des choses !