Il est courant de recevoir des centaines d’e-mails par jour, surtout lorsque vous utilisez le courrier électronique pour le travail. Dans mon cas, les e-mails se présentent sous toutes les formes : demandes de support, demandes d’informations supplémentaires, discussions sur des affaires, newsletters, questions sur des tâches, et bien plus encore.
Avec des boîtes de réception plus occupées que jamais, les gens ont développé des stratégies pour rester au top de leurs e-mails. Des techniques comme Inbox Zero, la vérification des e-mails une seule fois par jour, ou l’utilisation d’outils spécialisés ont gagné en popularité. Si vous utilisez déjà Notion pour organiser vos tâches et projets, vous vous demandez peut-être : puis-je aussi gérer mes e-mails ici ?
Dans cet article, je vais vous montrer comment je gère actuellement ma boîte de réception Gmail à l’aide de Slap , l’intégration d’e-mails qui relie Gmail et Notion de manière transparente.
Pourquoi ressentons-nous le besoin de « gérer » nos boîtes de réception ?
Quel est le problème avec nos boîtes de réception ? Après tout, ce ne sont que des endroits où nous recevons du courrier, n’est-ce pas ? Alors pourquoi semblent-elles souvent accablantes et nécessitent-elles une « gestion » constante ?
La racine du problème réside dans le fait que les boîtes de réception sont des aimants à tâches. Imaginez commencer votre journée avec une liste de tâches soigneusement planifiée. Tout semble organisé et gérable – jusqu’à ce que vos notifications d’e-mails commencent à sonner. Même si vous désactivez les notifications, vous pourriez toujours vérifier votre boîte de réception par habitude, pour y trouver encore plus de tâches et de délais inattendus qui s’accumulent.
Rarement les e-mails n’apportent que de bonnes nouvelles. Bien sûr, il y a le message occasionnel affirmant que vous avez gagné à la loterie ou hérité d’une fortune d’un oncle lointain – mais soyons réalistes, ceux-là finissent généralement dans le dossier spam pour une raison. Au lieu de cela, la plupart des e-mails exigent une action : des micro ou moyennes tâches, souvent avec des délais, qui interrompent votre journée soigneusement planifiée. C’est pourquoi les boîtes de réception peuvent sembler des ennemis – elles n’arrêtent jamais d’ajouter à votre charge de travail.
Comment gérer efficacement votre boîte de réception avec Notion
Si les e-mails sont principalement des tâches, pourquoi ne pas les traiter comme telles ? Notion est l’un des meilleurs outils pour gérer les tâches, et avec Slap, vous pouvez lier votre boîte de réception Gmail à Notion. Chaque nouvel e-mail est automatiquement converti en une page dans une base de données désignée. Cela vous permet d’organiser, de prioriser et de collaborer sur vos tâches d’e-mail de manière transparente au sein de Notion.
Ce qui en fait vraiment un outil puissant pour moi, c’est que je peux envoyer des e-mails vers différentes bases de données Notion en fonction de leur sujet. Pour cela, j’utilise simplement les libellés Gmail. Si je libelle un e-mail comme « Support », il va vers ma plateforme de support client dans Notion, tandis que si je libelle un e-mail comme « Ressource », il va vers mes bases de données de ressources et d’outils utiles. Voici comment ma configuration est faite dans Slap :
Les tickets de support vont dans une base de données « Tickets »
Lorsque je reçois des e-mails liés au support, ils sont automatiquement envoyés à ma base de données de tickets dans Notion.
Avantages :
- Suivre les métriques : En centralisant les tickets de support dans Notion, je peux surveiller les métriques clés comme les temps de réponse, le nombre de tickets reçus au fil du temps et les tendances générales de la charge de travail.
- Identifier les sujets récurrents : Avoir tous les tickets dans une seule base de données facilite l’identification des problèmes récurrents. J’utilise des tags pour regrouper les tickets similaires. Cela m’aide à rédiger ma documentation produit et à compléter ma liste de FAQ. Je commence également à utiliser Notion AI pour m’aider avec cela.
- Collaborer facilement : Mon équipe et moi pouvons travailler sur les demandes de support directement dans Notion sans avoir à transférer ou copier-coller des e-mails.
Les conversations de vente vont dans une base de données « CRM »
Les e-mails liés aux ventes et aux affaires sont envoyés à ma base de données CRM dans Notion.
Avantages :
- Mesurer la performance : Je peux suivre les réponses aux e-mails froids ou la progression des affaires.
- Collaborer efficacement : Partager des e-mails et rédiger des réponses avec des collègues devient facile lorsque tout est centralisé dans Notion.
Les tâches vont dans une base de données « Tâches »
Pour les e-mails nécessitant une action et qui ne rentrent pas dans une autre catégorie, je les envoie à ma base de données de tâches.
Avantages :
- Gestion centralisée des tâches : Toutes les tâches – qu’elles proviennent d’e-mails ou d’ailleurs – se trouvent au même endroit.
- Meilleure priorisation : La vie continue, et les priorités changent tout au long de la journée. Avec ma base de données de tâches, je peux rapidement réorganiser les tâches en fonction de leur importance changeante, en me concentrant sur ce qui compte le plus. Je trouve cette approche plus pratique que de simplement attribuer des priorités faibles, moyennes ou élevées aux tâches.
- Ajouter du contexte : Les e-mails qui nécessitent plus de réflexion, de notes ou de collaboration sont mieux gérés dans Notion que laissés dans ma boîte de réception.
Les newsletters et articles vont dans une base de données « Ressources »
Lorsque je reçois une newsletter ou un article intéressant, je l’envoie à ma base de données de ressources.
Avantages :
- Éviter l’encombrement des e-mails : Au lieu de garder les e-mails non lus dans ma boîte de réception, je les stocke dans Notion pour plus tard.
- Temps de lecture ciblé : Périodiquement, je consulte ma base de données de ressources, généralement le matin avec un café, la traitant comme mon journal personnalisé.
Mon flux de travail e-mail en bref
Ce système reconnaît que tous les e-mails ne sont pas égaux – ils peuvent être des tâches, des ressources ou des points de collaboration. Il reconnaît également que les e-mails n’existent pas de manière isolée. En les connectant à des flux de travail plus larges dans Notion, je peux les gérer plus efficacement.
Voici comment je traite les e-mails quotidiennement :
- Attribuer un libellé dans Gmail (support, ventes, tâches ou ressources).
- Les e-mails sont envoyés à la bonne base de données Notion à l’aide de Slap.
- Lorsqu’une réponse est requise, je réponds parfois directement depuis Notion (par exemple pour les tickets de support) et parfois depuis ma boîte de réception, selon ce qui est le plus pratique.
- Une fois qu’un e-mail est traité (donc envoyé à Notion), je le marque comme lu dans Gmail. Si la conversation est terminée, je l’archive.
Conclusion
Les e-mails peuvent sembler accablants, mais avec les bons outils et flux de travail, ils n’ont pas à l’être. En utilisant Slap pour intégrer Gmail à Notion, j’ai transformé ma boîte de réception en un espace de travail organisé et efficace. Si vous êtes un utilisateur de Notion à la recherche de moyens plus intelligents de gérer vos e-mails, pourquoi ne pas essayer ce système ?
Vous avez des questions ou souhaitez partager vos astuces de gestion d’e-mails ? N’hésitez pas à me contacter à laura@getslap.co .