Propriété de la dernière date d’e-mail

Avoir une propriété dans votre base de données Notion qui stocke la dernière date d’e-mail dans un fil de discussion est utile pour plusieurs raisons :

• pour faire un suivi après un certain nombre de jours
• pour fermer automatiquement une conversation qui n’a pas reçu de réponse
• pour rouvrir automatiquement une conversation fermée lorsqu’un nouvel e-mail est reçu
• etc.

Ceci peut être facilement réalisé en utilisant la propriété de la dernière date d’e-mail.

Comment la configurer

Pour commencer avec la propriété de la dernière date d’e-mail, suivez ces étapes :

1. Créez une propriété de type Date dans votre base de données Notion, par exemple “Date du dernier e-mail”.

2. Allez dans votre liste de synchronisations Slap et cliquez sur Modifier.

3. Dans le champ “Propriété de la dernière date d’e-mail”, sélectionnez la propriété Notion que vous avez créée à l’étape 1.

4. Enregistrez votre synchronisation.

   

Comment ça marche

La propriété de la dernière date d’e-mail se met à jour automatiquement chaque fois qu’un nouvel e-mail est échangé dans le fil de discussion, donc :

• Lorsque vous envoyez un nouvel e-mail dans le fil (depuis Notion ou depuis Gmail).
• Lorsque vous recevez un nouvel e-mail dans le fil.

Exemples d’automatisations

Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des automatisations dans Notion.

Exemple 1 : Réouverture d’une page fermée lorsqu’une nouvelle réponse arrive

Cette automatisation changera le statut d’une page de “Fermé” à “En attente” lorsqu’un nouvel e-mail arrive.

1. Commencez depuis votre base de données Notion et créez une nouvelle automatisation.
2. Assurez-vous de l’appliquer uniquement aux bonnes pages (voir la partie soulignée en rouge). Par exemple, créez une vue de votre base de données filtrée sur les conversations fermées et appliquez l’automatisation sur cette vue uniquement.
3. Définissez le déclencheur sur “lorsque la propriété Date du dernier e-mail est modifiée”.
4. Définissez l’action sur “changer le statut” (vers “En attente” par exemple).

Exemple 2 : Changer le statut d’une page si un e-mail reste sans réponse

Cette automatisation changera le statut d’une page si un e-mail est resté sans réponse pendant une semaine.

1. Commencez depuis votre base de données Notion et créez une nouvelle automatisation.
2. Définissez le déclencheur sur “chaque jour”.
3. Définissez l’action sur “Modifier les pages de votre base de données”.
4. À l’intérieur de l’action, configurez deux filtres (deuxième capture d’écran) :
   • Le statut n’est pas “Fermé”.
   • (ET)
   • La Date du dernier e-mail est antérieure à une semaine à partir de maintenant.
5. La propriété à modifier est le statut, par exemple pour le changer en “prêt à contacter”. Alternativement, vous pourriez également étiqueter la conversation comme “à suivre” ou définir une date de prochaine étape.