Reply-as - Répondre depuis votre propre boîte mail au lieu de la boîte synchronisée
Lorsque vous répondez à un e-mail depuis Notion, Slap envoie votre réponse depuis la boîte mail qui est synchronisée avec votre base de données Notion. Avec la fonctionnalité reply-as, vous pouvez envoyer des réponses depuis votre propre boîte mail, tout en conservant la boîte synchronisée dans la conversation pour assurer la continuité de la synchronisation de la conversation.
Cette fonctionnalité est utile lorsque plusieurs membres de l’équipe partagent l’accès à une boîte mail commune (comme support@company.com ), mais souhaitent répondre en utilisant leurs adresses e-mail professionnelles personnelles pour maintenir une identité individuelle avec leurs clients.
Comment ça fonctionne
Lorsque la fonctionnalité reply-as est activée :
- Les réponses sont envoyées depuis la boîte mail associée à l’utilisateur Notion qui répond
- Pour maintenir la continuité de la synchronisation de la conversation
- La boîte synchronisée est automatiquement ajoutée en CC (pour que la conversation reste complète dans la boîte synchronisée)
- La boîte synchronisée et la boîte mail associée à l’utilisateur Notion qui répond sont ajoutées en reply-to (pour que les réponses restent synchronisées avec la conversation d’origine)
- Tous les autres participants de la conversation par e-mail sont conservés dans la conversation
- Slap continue de synchroniser la conversation depuis la boîte synchronisée normalement
La fonctionnalité reply-as fonctionne pour répondre aux e-mails depuis Notion. L'utiliser pour créer de nouvelles conversations par e-mail depuis Notion peut entraîner des doublons de conversations dans Notion.
Exemple
Imaginons que votre configuration ressemble à ceci :
- La boîte mail support@company.com est synchronisée avec votre base de données Notion
- L’utilisateur Notion de Sarah est associé à sa boîte mail sarah@company.com
Voici ce qui se passe :
- Un client envoie un e-mail à support@company.com
- L’e-mail est synchronisé dans votre base de données Notion
- Sarah répond depuis la page Notion
- La réponse est envoyée depuis sarah@company.com au client, avec support@company.com en CC, et sarah@company.com + support@company.com en reply-to
- Lorsque le client répond, sa réponse est synchronisée dans Notion tant que support@company.com est toujours dans la conversation
Pour que les réponses continuent de se synchroniser avec Notion, la boîte synchronisée doit rester dans la conversation par e-mail. Si quelqu'un retire la boîte synchronisée lors d'une réponse, les futurs messages de cette conversation ne seront pas synchronisés avec Notion.
Configuration
Étape 1 — Activer la fonctionnalité dans les paramètres
Accédez aux paramètres de votre espace de travail Slap et activez l’option “Reply-as”.
Étape 2 — Définir la boîte mail reply-as pour chaque utilisateur
Accédez aux paramètres utilisateurs de Slap et remplissez le champ “Reply-as” pour chaque utilisateur qui souhaite répondre depuis sa propre boîte mail.
L’option par défaut est “Boîte synchronisée (par défaut)”, qui maintient le comportement par défaut où les réponses sont envoyées depuis la boîte synchronisée.