Créer automatiquement des contacts (mode 2 bases de données)

Si vous utilisez Slap en mode 2 bases de données , vous pouvez créer automatiquement un nouveau contact chaque fois qu’un fil de discussion email arrive dans Notion et qu’aucun contact correspondant n’existe encore.

Prérequis

Assurez-vous d’avoir configuré une synchronisation en mode 2 bases de données .

Option 1 - Création automatique avec une automation Notion

Cette méthode crée automatiquement des contacts en utilisant une automation Notion standard sur une vue filtrée de votre base de données Emails.

Étape 1 — Créer une vue filtrée qui affiche les fils de discussion sans contact

Créez une nouvelle vue sur votre base de données Emails.

• Filtre : Contact est vide

Cette vue n’inclura que les fils de discussion email qui n’ont pas encore été liés à un contact. Vous n’avez pas besoin de montrer cette vue aux utilisateurs Notion, elle est uniquement nécessaire pour que l’Automation fonctionne correctement.

Étape 2 — Créer l’automation Notion pour créer les contacts

Créez une automation sur la vue de l’Étape 1.

Déclencheur :

• Quand une page est ajoutée à cette vue

Actions :

• Créer une page dans Contacts
  • Définir Nom : choisissez comment vous souhaitez nommer le nouveau contact. Par exemple, utilisez l’email de l’expéditeur.
  • Définir Email : associer depuis la propriété Emails → email de l’expéditeur
• Mettre à jour la page Email déclencheuse
  • Définir Contact : la lier au Contact créé à l’étape 1

Résultat :

• Chaque fois qu’une nouvelle page de fil de discussion email apparaît sans contact, Notion va
  • Créer un nouveau Contact
  • Définir le nom et l’email sur ce contact
  • Associer le contact avec la page du fil de discussion email

Option 2 — Création manuelle avec un bouton

Cette méthode est plus manuelle car vous devez cliquer sur un bouton pour créer chaque contact, mais elle vous donne plus de contrôle pour apporter des corrections et décider quels contacts doivent être créés.

Étape 1 — Créer un bouton sur la base de données Emails

Ajoutez une propriété bouton à votre base de données Emails.

Configurez le bouton pour :

• Créer une page dans Contacts
  • Définir Nom : associer depuis la propriété Emails → Adresses email
  • Définir Email : associer depuis la propriété Emails → Adresses email
• Lier le Contact à la page Email
  • Définir Email : le lier à la page email actuelle

Résultat :

• Lorsque vous cliquez sur le bouton sur une page de fil de discussion email, Notion va
  • Créer un nouveau Contact
  • Définir le nom et l’email à partir de la propriété adresses email
  • Associer le contact avec la page du fil de discussion email

Étape 2 — Ajouter un avertissement visuel (optionnel)

Pour identifier facilement les emails sans contacts, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle.

Sur votre vue de la base de données Emails, ajoutez une mise en forme conditionnelle pour afficher les fils de discussion email sans contact en orange.

• Si Contact est vide, définir la couleur d’arrière-plan en orange

Cela facilite le repérage des emails qui nécessitent encore la création d’un contact.