Comment lier automatiquement vos e-mails à une base de données de Contacts

Ce guide explique comment configurer une synchronisation qui non seulement enregistre vos e-mails dans Notion, mais qui les lie aussi automatiquement à vos contacts existants.

Ce que fait la fonctionnalité

Le type de synchronisation “Base de données E-mails + Contacts” vous permet de connecter deux bases de données Notion :

• Une base de données d’E-mails où chaque nouveau fil de discussion d’e-mails devient une page.
• Une base de données de Contacts où vous gérez vos contacts.

Lorsqu’un nouvel e-mail est envoyé ou reçu, Slap examine les autres participants du fil de discussion. Il recherche ensuite dans votre base de données de Contacts les contacts existants avec des adresses e-mail correspondantes. Lorsqu’il trouve une correspondance, il remplit automatiquement la propriété de relation dans votre base de données d’E-mails, liant le fil de discussion au(x) bon(s) contact(s).

Comment le configurer

1. Allez à votre synchronisation : Rendez-vous sur la synchronisation Slap que vous souhaitez configurer.
2. Sélectionnez le type de synchronisation : Choisissez l’option Base de données E-mails + Contacts.
3. Configurez votre base de données d’E-mails :
   • Base de données d’E-mails : Sélectionnez la base de données Notion où vos e-mails seront stockés.
   • Propriété d’adresse e-mail : Choisissez une propriété de type texte. Slap stockera ici les adresses e-mail des autres participants.
   • Propriété d’ID de fil de discussion : Choisissez une propriété de type texte. C’est essentiel pour regrouper tous les e-mails d’un même fil de discussion sur une seule page Notion.
   • Propriété de lien vers les contacts : Ce doit être une propriété de type relation. Assurez-vous que cette propriété de relation pointe vers votre base de données de Contacts et que votre base de données de Contacts est déjà partagée avec Slap (sinon la propriété n’apparaîtra pas).
4. Configurez votre base de données de Contacts :
   • Base de données de Contacts : Sélectionnez la base de données Notion où vous gérez vos contacts.
   • Propriété de l’e-mail du contact : Choisissez la propriété de type e-mail ou texte qui contient les adresses e-mail de vos contacts. Slap utilise ce champ pour trouver le bon contact à lier.
5. Enregistrez votre configuration et c’est tout !

Détails importants

Slap ne lie qu’aux contacts existants

Cette fonctionnalité ne crée pas de nouveaux contacts dans votre base de données de Contacts. Elle ne fait que trouver et lier les contacts que vous avez déjà créés.

Slap ajoute seulement des contacts, il n’en supprime jamais

Lors de la mise à jour d’un fil de discussion, Slap ne fera qu’ajouter de nouveaux participants à la propriété de relation. Il ne supprimera jamais les contacts qui ont été liés précédemment.

Exemple : Si vous ajoutez manuellement un contact à la relation, Slap ne le supprimera pas. Cependant, si vous supprimez manuellement un contact qui fait toujours partie du fil de discussion, Slap le rajoutera lors de la prochaine mise à jour du fil.

Gestion des contacts multiples avec le même e-mail

Si votre base de données de Contacts contient plusieurs contacts avec la même adresse e-mail, Slap ne se liera qu’au premier qu’il trouvera.

Lier à plusieurs contacts dans un fil de discussion

La fonctionnalité peut lier un fil de discussion d’e-mails à plusieurs contacts s’ils sont tous participants. Pour que cela fonctionne, vous devez configurer la propriété de relation dans Notion pour autoriser plusieurs entrées.

Comment vérifier cela dans Notion :

1. Allez dans votre base de données d’E-mails.
2. Sélectionnez la propriété de relation (par ex., “Lien vers Contacts”) et cliquez sur Modifier la propriété.
3. Assurez-vous que la Limite est définie sur “Aucune limite”, sinon Slap ne pourra lier que le premier contact qu’il trouvera.